食品生產(chǎn)企業(yè)體系文件建設(shè)淺析
□ 李麗 上海石庫門釀酒有限公司
摘 要:本文分析了目前食品生產(chǎn)企業(yè)普遍遇到的體系文件方面的問題,闡述了體系文件融合的必要性與意義,并提出了體系文件融合的基本思路。
關(guān)鍵詞:體系 文件 融合
引言
對于食品生產(chǎn)企業(yè)而言,擁有一套科學(xué)、規(guī)范、有效的體系十分必要,故編制一套符合體系要求及實際操作的文件非常重要。一家企業(yè)的管理就是通過對企業(yè)內(nèi)部各環(huán)節(jié)進行管理來實現(xiàn)的,因而需要明確對過程管理的要求、管理的人員及其職責(zé)、實施管理的方法及所需資源等,并將這些以文件形式表述出來,進而形成該企業(yè)的體系文件。如何提升體系文件水平是一家企業(yè)建立并保持相關(guān)管理的重要基礎(chǔ),也是外部體系審核認(rèn)證的主要依據(jù),但在實際建立并實施體系文件時也面臨著一些問題。本文分析了目前食品生產(chǎn)企業(yè)普遍遇到的體系文件方面的問題,闡述了體系文件融合的必要性與意義,并提出了體系文件融合的基本思路。
1 目前食品生產(chǎn)企業(yè)體系文件建設(shè)遇到的問題
隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展,市場競爭日益激烈,這也對現(xiàn)代食品企業(yè)管理提出了更高的要求。企業(yè)為提高管理水平、適應(yīng)外部監(jiān)管、滿足用戶及相關(guān)方的要求,往往實行多套管理體系,因而出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)、文件繁瑣、資源浪費等問題。
1.1 多個體系并存,致使種類繁雜、各自為政,缺乏系統(tǒng)性
食品生產(chǎn)企業(yè)除需具有食品安全認(rèn)證、質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、危害分析與關(guān)鍵控制點體系、職業(yè)健康安全管理體系、誠信管理體系等認(rèn)證外,清真企業(yè)還要有清真認(rèn)證,有機產(chǎn)品得做有機認(rèn)證,出口食品生產(chǎn)企業(yè)需進行出口備案認(rèn)證……由于認(rèn)證類別繁多,致使企業(yè)內(nèi)部多體系并存。然而,部分體系之間缺乏相互照應(yīng)與關(guān)聯(lián),如有些認(rèn)證重產(chǎn)品、有些認(rèn)證重體系,以至于造成企業(yè)需對不同認(rèn)證分別提供不同的獨立文件。相關(guān)認(rèn)證機構(gòu)審核時,由各部門提供相關(guān)的體系文件,但文件與文件之間往往存在系統(tǒng)性差異,且關(guān)系混亂。
1.2 體系文件描述晦澀,照搬標(biāo)準(zhǔn)語言、直接套用,不易被理解
企業(yè)在編制體系文件時,往往為實現(xiàn)100%合規(guī)而照搬相關(guān)規(guī)章制度,套用標(biāo)準(zhǔn)語言。如照搬GB/T 19001質(zhì)量管理體系、GB/T 27341 HACCP體系、GB/T 24001環(huán)境管理體系、GB/T 45001職業(yè)健康安全管理體系、出入境檢驗檢疫部門的《出口食品生產(chǎn)企業(yè)備案管理規(guī)定》、國家市場監(jiān)督管理總局的《食品生產(chǎn)許可管理辦法》、安全生產(chǎn)監(jiān)督管理的部門的《安全生產(chǎn)法》等等。但執(zhí)行文件的恰恰是最基層的操作人員,他們對于文件內(nèi)容可能不甚清楚,也不太理解為何如此規(guī)定,進而導(dǎo)致實際執(zhí)行文件規(guī)定時未與企業(yè)實際運行實現(xiàn)良好結(jié)合。
1.3 體系文件太多,不斷累加、關(guān)系混亂、主次不分,未實施動態(tài)管理
目前,大多數(shù)企業(yè)對標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的理解不盡相同,導(dǎo)致企業(yè)體系文件的形式和內(nèi)容呈現(xiàn)多樣化特征。此外,文本編寫完成后往往是厚厚的一沓文件,故發(fā)放給各個部門后易被束之高閣。事實上,體系文件要想真正切實有效地運行,需要全體職工深刻學(xué)習(xí)與領(lǐng)會體系文件的要求——在學(xué)習(xí)過程中實踐、在工作過程中學(xué)習(xí),最終得以貫徹執(zhí)行。若發(fā)現(xiàn)與自身有關(guān)的工作過程同要求與體系有所出入,應(yīng)及時根據(jù)實際情況調(diào)整文件;若標(biāo)準(zhǔn)文件發(fā)生換版等情況,也需及時修改體系文件。切忌使體系文件固定化,而是應(yīng)該進行動態(tài)管理——不定時按照實際需要進行調(diào)整,必要時進行換版。
2 體系文件融合的必要性和意義
體系文件是系統(tǒng)性文件,規(guī)定了影響產(chǎn)品或服務(wù)形成過程的技術(shù)、管理和人員等因素,是必須執(zhí)行的“法規(guī)”文件。眾多不同體系文件的融合是企業(yè)科學(xué)發(fā)展的基本趨勢與重要方式,不僅十分重要,且意義重大。
2.1 體系文件融合是順應(yīng)企業(yè)發(fā)展的必然選擇
從歷史進程來看,由于生產(chǎn)力的巨大發(fā)展和人類認(rèn)識能力的提高,科學(xué)方法從無到有、從有到細,得到了全面、系統(tǒng)的發(fā)展。同時,人們從不同角度、側(cè)面進行分門別類地研究,不斷分化、細化,使門類與種類不斷增多,逐漸深入并涉及各個領(lǐng)域,進而誕生了不同類別的體系文件規(guī)定。但是,隨著人們認(rèn)識領(lǐng)域的不斷深化,大量的復(fù)雜問題涌現(xiàn),單獨運用各種細化的體系規(guī)范已不能滿足企業(yè)的現(xiàn)實需求。例如,一家企業(yè)需要同時滿足食品安全、人員健康、環(huán)境友好等要求,需要各個體系的交叉融合,符合各個體系的規(guī)定,順應(yīng)科學(xué)發(fā)展趨勢和要求。
2.2 體系文件融合是解決繁雜問題的客觀方式
各體系文件所涉及的領(lǐng)域各有不同,如質(zhì)量體系偏重產(chǎn)品、職業(yè)健康體系偏向人員。然而,企業(yè)是一個整體,涉及到人、機、料、法、環(huán)、測等各個方面,單獨符合一個體系并不能保證其他方面也得到科學(xué)發(fā)展與持續(xù)改進,所以,企業(yè)迫切需要多體系的交叉融合運用。
2.3 體系文件融合是提高企業(yè)管理水平的有效途徑
加強體系文件的交叉融合,也意味著要求內(nèi)審人員融會貫通,這樣既減少了沖突與矛盾,還可以統(tǒng)一組織內(nèi)審自查。此舉能夠節(jié)約內(nèi)審時間,避免出現(xiàn)重復(fù)審核只顧局部而忽略整體的情況,有利于統(tǒng)一整改不符合項并安排跟蹤驗證,進而節(jié)約人力、物力;內(nèi)審輸出按各體系分別出具報告,滿足外審審核,且刪繁就簡、提高效率。同時,有利于提高企業(yè)整體發(fā)展水平,促進其整體實力的躍升,以及打破原有各體系的界限,實現(xiàn)綜合研究、融會貫通、共同解決、持續(xù)改進。
3 體系文件融合的基本思路
體系文件融合的途徑很多,需根據(jù)企業(yè)實際情況,以科學(xué)發(fā)展為媒介,以標(biāo)準(zhǔn)文件要求為基礎(chǔ),以各部門為紐帶,強化體系文件的專業(yè)融合,著力構(gòu)建相互支撐、相互融合的體系文件。
3.1 利用現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的高級結(jié)構(gòu),直接融合多體系文件
2012年,ISO/IEC導(dǎo)則第1部分相關(guān)附錄中規(guī)定了適用于所有ISO管理體系標(biāo)準(zhǔn)的新通用框架——高級結(jié)構(gòu),其分為范圍、引用標(biāo)準(zhǔn)、術(shù)語與定義、組織、領(lǐng)導(dǎo)作用、策劃、支持、運行、績效評價、改進這10個部分。目前,最新的ISO 9001:2015質(zhì)量管理、ISO 14001:2015環(huán)境管理和ISO 45001:2016職業(yè)健康安全管理等都按此結(jié)構(gòu)編寫。因此,編寫企業(yè)自身的體系文件時,可以根據(jù)這一高級結(jié)構(gòu)來融合多體系內(nèi)容,進而形成整體文件。
3.2 依托高層框架,減少重復(fù),求同存異
2006年,英國標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)會管理體系部提出并制定了世界上第一個整合管理體系要求的規(guī)范——PAS 99——以在一個框架中管理其他認(rèn)證體系。又如《企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系要求》(GB/T 15496)采用整合、兼容和拓展的方式將相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)納入其中,建立類似的管理架構(gòu),進而采用相同的管理流程,接納不用的關(guān)注焦點,并減少重復(fù)、求同存異。
3.3 重新梳理整合文件,分層管理,融合相同點,補足差異點
3.3.1 對文件進行分層
第一層,管理手冊。包括公司概況、組織架構(gòu)、方針和目標(biāo)、任命書、體系范圍、體系活動、資源等,主要涉及做什么,屬于綱領(lǐng)性文件。
第二層,程序性文件。包括共通的制度、各個體系不同的制度等,規(guī)定了各個部門具體工作程序的細則,主要涉及各部門怎么做,屬于支持性文件。
第三層,工具類。包括作業(yè)指導(dǎo)書、工藝技術(shù)、說明書等供具體操作人員使用的更詳細的文件,涉及各崗位怎么做,屬于執(zhí)行性文件。
第四層,記錄類。包括憑證、表單、報告等,是體系運行的證實依據(jù),涉及執(zhí)行的結(jié)果,屬于證實監(jiān)督性文件。
3.3.2 對文件進行梳理整合
如各體系之間具有相同點,可以按較高要求的條款依次編寫文件,再將各個體系中的不同點補充進去成為文件的一部分。這樣一來,該文件就可以覆蓋各個體系的要求。
4 結(jié)語
體系與體系之間相互聯(lián)系又互相區(qū)別,體系的融合是為了更全面的規(guī)范流程、減少重復(fù)、求同存異。體系文件相通相融又相輔相成,形成一體化管理體系,既有利于管理水平提升,也有利于風(fēng)險防范,更能確保企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻:
[1] 楊麗,羅序智,何微.淺談企業(yè)多管理體系運行整合的實踐——以鐘表企業(yè)為例[J].科技與創(chuàng)新,2019(02):95-97.
作者簡介:李麗(1991.10),女,漢族,上海石庫門釀酒有限公司質(zhì)量管理員,理學(xué)學(xué)士學(xué)位,研究方向為質(zhì)量管理。
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